- Empfang von E-Rechnungen ist seit 1. Januar 2025 Pflicht.
- Ausstellung: ab 1. Januar 2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle.
- KI hilft beim Prüfen, Kontieren und Zuordnen – auch bei Rechnungen, die noch als PDF kommen.
Die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich kommt in Stufen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle inländischen B2B-Umsätze. Wer jetzt umstellt, kann die Gelegenheit nutzen, die gesamte Rechnungsverarbeitung mit KI zu automatisieren.
Die Fristen im Überblick
- Seit 1. Januar 2025: Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen für alle Unternehmen.
- Bis 31. Dezember 2026: Papier- und PDF-Rechnungen sind im Rahmen der Übergangsregel noch zulässig.
- Ab 1. Januar 2027: Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz.
- Ab 1. Januar 2028: Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze.
Ausnahmen gelten unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Zulässige Formate sind strukturierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1; ein einfaches PDF gilt nicht als E-Rechnung.
Warum die E-Rechnung allein nicht reicht
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz. Das macht die Verarbeitung einfacher, aber nicht automatisch: Die Rechnung muss weiterhin geprüft, der richtigen Bestellung zugeordnet, kontiert und freigegeben werden. Dazu kommen in der Übergangszeit viele Rechnungen, die weiter als PDF oder Scan eintreffen.
Wo KI in der Rechnungsverarbeitung hilft
- Erfassung: KI liest auch PDF- und Papierrechnungen aus, sodass alle Eingänge im selben Prozess landen.
- Prüfung: Pflichtangaben, Rechenfehler und Dubletten werden automatisch erkannt.
- Abgleich: Die Rechnung wird mit Bestellung und Lieferschein verglichen; Abweichungen werden markiert.
- Kontierung: KI schlägt Konto und Kostenstelle vor und lernt aus Ihren Korrekturen.
- Freigabe: Unauffällige Rechnungen laufen durch, Auffälligkeiten gehen gezielt an die zuständige Person.
So gehen Sie die Umstellung an
- Klären Sie, ab wann die Ausstellungspflicht für Sie gilt: 2027 oder 2028.
- Prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software XRechnung und ZUGFeRD erstellen und einlesen kann.
- Legen Sie einen zentralen Eingangskanal für Rechnungen fest, zum Beispiel ein eigenes Postfach.
- Automatisieren Sie Prüfung und Abgleich, bevor das Volumen an E-Rechnungen steigt.
- Denken Sie an die revisionssichere Archivierung nach GoBD.
Wir automatisieren den Rechnungseingang von der Erfassung bis zur Freigabe: mehr zur intelligenten Dokumentenverarbeitung. Oder fordern Sie unseren kostenlosen KI-Scan an.
Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz mehr als 800.000 Euro betrug, sonst ab dem 1. Januar 2028.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
Wie hilft KI bei E-Rechnungen?
KI erfasst auch PDF- und Papierrechnungen, prüft Pflichtangaben, gleicht mit Bestellungen ab und schlägt die Kontierung vor.