- Viele Mitarbeitende nutzen KI-Tools längst, oft ohne Regeln.
- Eine Richtlinie regelt Tools, Daten, Prüfung, Transparenz und Verantwortung.
- Zusammen mit Schulungen hilft sie, die Pflicht aus Art. 4 AI Act umzusetzen.
Eine KI-Richtlinie legt fest, welche KI-Tools Ihre Mitarbeitenden wofür nutzen dürfen, welche Daten tabu sind und wie Ergebnisse geprüft werden. Sie schafft Sicherheit für das Team und das Unternehmen, und sie ist zusammen mit Schulungen der übliche Weg, die seit Februar 2025 geltende Pflicht zur KI-Kompetenz nach Art. 4 AI Act umzusetzen.
Warum Sie eine Richtlinie brauchen
In vielen Unternehmen nutzen Mitarbeitende KI-Tools längst eigenständig: zum Formulieren von E-Mails, zum Zusammenfassen von Dokumenten oder zum Übersetzen. Ohne Regeln landen dabei schnell vertrauliche Informationen in Tools, deren Datenverarbeitung niemand geprüft hat. Laut Bitkom schätzen zudem 66 Prozent der Unternehmen die KI-Kompetenzen ihrer Beschäftigten als gering ein.
Was in eine KI-Richtlinie gehört
- Freigegebene Tools: Welche KI-Anwendungen dürfen genutzt werden, und welche nicht?
- Einsatzzwecke: Wofür ist KI erlaubt, etwa Entwürfe, Zusammenfassungen, Recherche, und wofür nicht?
- Daten: Welche Informationen dürfen nie in ein KI-Tool, zum Beispiel Kundendaten, Personaldaten oder Geschäftsgeheimnisse?
- Prüfpflicht: KI-Ergebnisse werden vor der Verwendung von einem Menschen geprüft.
- Transparenz: Wann wird KI-Nutzung gegenüber Kunden offengelegt, zum Beispiel bei Chatbots?
- Verantwortung: Wer ist Ansprechperson für KI-Fragen und für die Freigabe neuer Tools?
- Schulung: Wer muss welche Schulung absolvieren, und wie wird das dokumentiert?
So führen Sie die Richtlinie ein
- Bestandsaufnahme: Fragen Sie anonym ab, welche Tools heute genutzt werden.
- Entwurf: Halten Sie die Richtlinie kurz und konkret; zwei bis drei Seiten reichen oft.
- Abstimmung: Beziehen Sie Datenschutz und gegebenenfalls den Betriebsrat ein.
- Schulung: Erklären Sie die Regeln mit Beispielen aus dem Arbeitsalltag.
- Überprüfung: Aktualisieren Sie die Richtlinie bei neuen Tools oder Regeln.
Wir erstellen Ihre KI-Richtlinie und schulen Ihr Team: mehr zu KI-Schulungen & AI-Act-Compliance. Lesen Sie auch AI Act 2026 oder fordern Sie den kostenlosen KI-Scan an.
Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Braucht jedes Unternehmen eine KI-Richtlinie?
Gesetzlich vorgeschrieben ist sie nicht ausdrücklich, aber sie ist zusammen mit Schulungen der übliche Weg, die Pflicht zur KI-Kompetenz nach Art. 4 AI Act umzusetzen und Risiken zu senken.
Was gehört in eine KI-Richtlinie?
Freigegebene Tools, erlaubte Einsatzzwecke, Regeln zu Daten, Prüfpflicht, Transparenz, Verantwortlichkeiten und Schulungen.
Muss der Betriebsrat beteiligt werden?
Wenn KI-Tools geeignet sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen, hat der Betriebsrat in der Regel Mitbestimmungsrechte. Binden Sie ihn frühzeitig ein.